Privacyverklaring

Domein Martinus BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

• Maatschappelijke zetel: Sniederspad 133, 2980 Halle-Zoersel, België
• Ondernemingsnummer: 0418.645.763
• Btw-nummer: BE 0418.645.763
• E-mail voor privacyvragen: info@domeinmartinus.be
• Telefoon: +32 3 384 02 23
• Website: www.domeinmartinus.be

In deze verklaring verwijzen “wij”, “we” en “ons” naar Domein Martinus BV.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van u via formulieren, e-mail, telefoon en persoonlijke contacten. Afhankelijk van uw vraag of onze dienstverlening gaat het om:

• uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht;
• uw bedrijfsnaam, functie, facturatieadres en ondernemings- of btw-nummer;
• gegevens over uw aanvraag, offerte, reservatie, evenement, catering of verblijf, zoals datum, aantal gasten, kamerindeling, praktische afspraken en correspondentie;
• noodzakelijke factuur- en betaalgegevens, waaronder bedrag, betalingsstatus en transactiereferentie;
• uw e-mailadres, eventueel uw naam en gegevens over uw nieuwsbriefinschrijving, toestemming en afmelding;
• uw cv, motivatiebrief en andere informatie die u bij een sollicitatie verstrekt;
• noodzakelijke informatie over allergieën of gezondheidsgerelateerde behoeften die u met uw uitdrukkelijke toestemming aan ons bezorgt;
• wettelijk vereiste identificatie- en verblijfsgegevens van hotelgasten;
• camerabeelden wanneer u een zone met camerabewaking betreedt.

Bij een groepsreservatie of evenement kunnen we ook namen, contactgegevens, kamerindelingen en andere noodzakelijke praktische gegevens ontvangen van de organisator, uw werkgever of de persoon die de reservatie maakt. We gebruiken die gegevens voor het betrokken evenement of verblijf. U kunt ons vragen van welke bron uw gegevens afkomstig zijn. We gebruiken gastlijsten niet automatisch voor onze nieuwsbrief.

Bij websitegebruik kunnen we technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstip van bezoek en beveiligingsmeldingen. Bij statistische en advertentiediensten kunnen ook online identificatoren, bezochte pagina’s, verwijzende websites en interacties worden verwerkt.

Bezorg ons alleen informatie die nodig is voor uw vraag. Gebruik het algemene websiteformulier niet om medische gegevens of een kopie van uw identiteitsdocument te versturen.

We gebruiken uw gegevens om vragen te beantwoorden, rondleidingen te plannen, offertes te maken, reservaties te beheren en evenementen, catering en hotelverblijven te organiseren en uit te voeren.

Als u zelf partij bent bij de overeenkomst, is de rechtsgrond de voorbereiding van een overeenkomst op uw verzoek of de uitvoering daarvan. Voor algemene informatievragen, contacten met vertegenwoordigers van bedrijven en noodzakelijke praktische gegevens van andere gasten of deelnemers steunen we op ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en onze dienstverlening goed te organiseren.

Voor facturatie en andere wettelijk verplichte administratie steunen we op onze wettelijke verplichtingen. Voor noodzakelijke bewijsvoering en de behandeling van geschillen steunen we op ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te beschermen.

Wanneer we een gerechtvaardigd belang gebruiken, wegen we dat af tegen uw rechten en redelijke verwachtingen. We beperken de gegevens tot wat nodig is voor het betrokken doel.

Informatie over een allergie, medische dieetbeperking of gezondheidsgerelateerde toegankelijkheidsbehoefte kan een gezondheidsgegeven zijn. Wanneer u ons vraagt daarmee rekening te houden, verwerken we alleen de informatie die nodig is voor de concrete dienstverlening. Dit gebeurt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, overeenkomstig artikel 6 lid 1 onder a en artikel 9 lid 2 onder a AVG.

We vragen die toestemming aan de betrokken persoon of diens bevoegde vertegenwoordiger en leggen ze vast. Een organisator kan niet zonder meer namens alle volwassen gasten toestemming geven. Alleen de medewerkers, keuken en eventueel betrokken uitvoerende dienstverleners die de informatie nodig hebben, krijgen toegang.

U kunt uw toestemming intrekken via info@domeinmartinus.be. We bespreken dan welke aanpassing van de dienstverlening nog mogelijk is. Een gewone reservatie blijft mogelijk zonder dat u medische gegevens verstrekt. De gezondheidsinformatie wordt normaal uiterlijk 30 dagen na het evenement of verblijf verwijderd. Langere beperkte bewaring gebeurt alleen als daarvoor een toepasselijke grondslag volgens artikel 6 én artikel 9 AVG bestaat, bijvoorbeeld wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor rechtsvorderingen.

Voor hotelgasten houden we het wettelijk verplichte gastenregister bij. Daarvoor verwerken we de voorgeschreven identificatie- en verblijfsgegevens, waaronder naam, voornaam, geboortegegevens, nationaliteit, gegevens van het voorgelegde identiteitsdocument en aankomst- en vertrekdatum. Waar wettelijk vereist registreren we ook de namen van begeleide minderjarige kinderen. De precieze registratie volgt de wettelijke voorschriften en toegelaten alternatieven voor het betrokken document.

De rechtsgrond is onze wettelijke registratieplicht. Het gastenregister wordt zeven jaar na uw vertrek bewaard en daarna vernietigd. De gegevens worden in de wettelijk bepaalde gevallen ter beschikking gesteld van de politie. De registratieplicht betekent op zichzelf niet dat een volledige kopie van uw identiteitsdocument moet worden bewaard.

Voor online betalingen en betaallinks gebruiken we Mollie. Mollie verwerkt de betaalgegevens die nodig zijn om een betaling uit te voeren en vervult daarbij ook eigen wettelijke taken, zoals fraudepreventie en controles voor betaaldiensten. Wij verwerken de noodzakelijke betalingsstatus, bedragen en referenties voor uitvoering van de overeenkomst en onze administratie. Meer informatie staat in het privacybeleid van Mollie.

Nieuwsbrief. Wanneer u zich inschrijft, gebruiken we uw e-mailadres en eventueel uw naam om nieuws en aanbiedingen van Domein Martinus te sturen. De rechtsgrond is uw toestemming. U kunt die op elk moment intrekken via de afmeldlink in een nieuwsbrief of via info@domeinmartinus.be. Een contactvraag, offerteaanvraag of reservatie schrijft u niet automatisch in voor de nieuwsbrief.

Sollicitaties. We gebruiken uw sollicitatiegegevens om uw kandidatuur te beoordelen en contact met u op te nemen. Dit gebeurt om op uw verzoek stappen te zetten vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst. Alleen met uw afzonderlijke toestemming bewaren we uw kandidatuur voor toekomstige vacatures.

Reviews en beeldmateriaal. Voor publicatie van persoonlijke reviews, namen en herkenbare beelden voor onze eigen promotie vragen we aantoonbare toestemming. U kunt die intrekken door ons te contacteren. Voor beelden die een organisator of fotograaf onder eigen verantwoordelijkheid verwerkt, geldt de informatie van die partij.

We gebruiken camerabewaking om personen en goederen te beveiligen en incidenten te onderzoeken. De AVG-rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige omgeving, met inachtneming van de toepasselijke camerawetgeving. De bewaakte zones worden aangeduid met de vereiste pictogrammen.

Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot de beelden. Beelden kunnen in de wettelijk bepaalde gevallen aan politie of gerechtelijke autoriteiten worden verstrekt. Gewone camerabeelden worden maximaal één maand bewaard. Relevante incidentbeelden kunnen langer worden bewaard voor zover nodig voor het bewijs van feiten of de identificatie van betrokkenen. Voor verzoeken over camerabeelden kunt u ons via info@domeinmartinus.be contacteren. We beschermen daarbij ook de rechten van andere personen die op de beelden voorkomen.

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor werking, beveiliging, statistiek en advertenties. U kiest in het cookievenster welke niet-noodzakelijke categorieën u toestaat. Voor statistische, advertentie- en andere toestemmingsplichtige technieken is voorafgaande toestemming vereist. U kunt niet-noodzakelijke categorieën weigeren en uw keuze later wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan de website.

Voor de noodzakelijke werking en beveiliging van onze website verwerken we persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website en formulieren veilig en beschikbaar te houden. Voor toestemmingsplichtige statistische en advertentieverwerking baseren we ons op uw toestemming.

De cookie waarmee uw toestemmingskeuze wordt onthouden, heeft een ingestelde looptijd van 182 dagen. Andere technieken kunnen een sessie duren of een langere looptijd hebben. De looptijd hangt af van de betrokken techniek, de dienst en uw browserinstellingen. We gebruiken de volgende soorten diensten:

• Werking en beveiliging. Noodzakelijke technieken ondersteunen onder meer formulieren, het bewaren van uw privacykeuze en bescherming tegen misbruik. Cloudflare Turnstile verwerkt technische signalen over browser, apparaat en verbinding om menselijk gebruik van geautomatiseerd misbruik te onderscheiden.
• Statistiek. Google Analytics helpt ons het gebruik van onze website te begrijpen en te verbeteren. Daarbij kunnen online identificatoren en gegevens over apparaat, browser, bezochte pagina’s en interacties worden verwerkt.
• Advertenties. Google Ads en Meta Pixel helpen ons campagnes te meten en, wanneer ingeschakeld en toegestaan, doelgroepen te vormen en gepersonaliseerde advertenties te tonen. Websiteactiviteiten kunnen aan online identificatoren worden gekoppeld. De betrokken platforms kunnen die informatie combineren met gegevens waarover zij al beschikken. Dat kan tot interesseprofielen of advertentiedoelgroepen leiden.
• Kaart en ingesloten functies. Google Maps kan bij het laden technische gegevens, waaronder IP-adres en browsergegevens, aan Google doorgeven. Google Tag Manager beheert de activering van tags; de concrete gegevensverwerking hangt af van de diensten die via die tags worden gebruikt.

Intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Het weigeren van statistische of advertentiecookies verhindert niet dat u contact opneemt of een reservatie aanvraagt. U kunt cookies ook via uw browser verwijderen. Voor strikt noodzakelijke technieken kan blokkeren de werking van delen van de website beïnvloeden.

De betrokken aanbieders lichten hun technieken en verwerking toe in hun eigen informatie: Google Analytics en cookies, Google privacy, Meta cookies en Cloudflare Turnstile.

Alleen medewerkers en dienstverleners die gegevens voor hun opdracht nodig hebben, krijgen toegang. Afhankelijk van de verwerking gaat het om:

• Hetzner in Duitsland voor de hosting van onze website en de betrokken technische websitebeheerders;
• Mailgun, ingesteld op de EU-regio, voor verzending van website-e-mails;
• aanbieders van e-mail, nieuwsbriefverzending, reservatiebeheer, administratie en boekhouding;
• Google Ireland Limited en betrokken Google-entiteiten voor Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager en Google Maps;
• Meta Platforms Ireland Limited en betrokken Meta-entiteiten voor Meta Pixel en advertentiediensten;
• Cloudflare voor Turnstile en de daarmee samenhangende bescherming tegen misbruik;
• Mollie voor betalingen en betaallinks;
• dienstverleners die noodzakelijk betrokken zijn bij uw evenement, catering of verblijf;
• onze accountant, professionele adviseurs en bevoegde overheden wanneer dat nodig is voor hun opdracht of op grond van de wet.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht verwerken, leggen we de vereiste afspraken over verwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging vast. Sommige ontvangers, zoals betaaldiensten en bepaalde online platforms, verwerken gegevens ook onder eigen verantwoordelijkheid. Cloudflare kan bepaalde Turnstile-signalen eveneens voor verbetering van de botdetectie onder eigen verantwoordelijkheid verwerken. We geven gegevens alleen door met een passende rechtsgrond.

Wanneer u een externe website of een sociaal netwerk via een link bezoekt, geldt ook de privacyinformatie van de betrokken aanbieder voor diens eigen verwerking.

Onze website wordt gehost bij Hetzner in Duitsland. Dat betekent niet dat alle verwerkingen uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Bij externe diensten, waaronder Google, Meta, Cloudflare en e-maildiensten, kan verwerking of toegang buiten de EER aan de orde zijn, onder meer in de Verenigde Staten.

Voor zulke doorgiften is een toepasselijk adequaatheidsbesluit of een andere geldige waarborg vereist, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. De betrokken aanbieders publiceren informatie over hun doorgiftemechanismen. U vindt die onder meer bij Google, Meta, Cloudflare, Mailgun en Mollie.

Via info@domeinmartinus.be kunt u informatie over de op uw gegevens toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan vragen, met bescherming van vertrouwelijke informatie en rechten van anderen.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor hun doel. De volgende termijnen en criteria gelden:

• Contactvragen en offertes zonder boeking: maximaal 24 maanden na afsluiting van de vraag of offerte.
• Praktische gegevens over afgehandelde evenementen en verblijven: maximaal 24 maanden na afloop. Noodzakelijk contractueel bewijsmateriaal valt onder de afzonderlijke termijn hieronder.
• Contracten en noodzakelijk contractueel bewijsmateriaal: 10 jaar na uitvoering van de overeenkomst. We beperken dit tot gegevens die nodig zijn om afspraken, prestaties en eventuele aanspraken te onderbouwen.
• Facturen en fiscale verantwoordingsstukken: in beginsel 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het jaar van uitreiking, of langer wanneer een bijzondere wettelijke bewaarplicht geldt.
• Wettelijk hotelgastenregister: zeven jaar na vertrek, daarna vernietiging.
• Allergie- en andere gezondheidsinformatie voor de dienstverlening: normaal uiterlijk 30 dagen na het evenement of verblijf; uitzonderlijke langere bewaring alleen met een passende wettelijke grondslag.
• Nieuwsbriefgegevens: tot afmelding, intrekking van toestemming of stopzetting van de nieuwsbrief. Een minimale afmeldregistratie wordt uitsluitend behouden zolang nodig om de afmelding te respecteren.
• Bewijs van toestemming: vijf jaar na het einde van het gebruik waarvoor de toestemming gold, voor zover nodig om de toestemming aan te tonen. Bij gezondheidsgegevens beperken we dit bewijs tot de noodzakelijke gegevens over de toestemmingshandeling, zonder de medische inhoud langer te bewaren.
• Sollicitaties zonder aanwerving: maximaal zes maanden na afsluiting van de selectie. Met afzonderlijke toestemming bewaren we een kandidatuur maximaal twaalf maanden voor toekomstige vacatures.
• Camerabeelden: maximaal één maand, behoudens noodzakelijke bewaring van relevante incidentbeelden.
• E-mailverzendlogs van de website: de ingestelde bewaartermijn is 14 dagen.
• Overige technische beveiligingsgegevens: zolang nodig om een concrete storing of beveiligingsmelding te onderzoeken en af te handelen; verdere bewaring wordt beperkt tot gegevens die nog noodzakelijk zijn voor beveiliging of bewijsvoering.
• Statistiek- en advertentiegegevens: identificeerbare gegevens uitsluitend zolang nodig voor de meting, rapportage of toegestane doelgroep waarvoor ze zijn verzameld. We beoordelen het nut aan de hand van de lopende campagne en de vergelijking met eerdere vergelijkbare periodes; daarna worden de gegevens verwijderd of alleen in niet-herleidbare, samengevoegde vorm behouden. De bewaartermijnen van externe aanbieders voor hun eigen doeleinden worden in hun privacyinformatie toegelicht.
• Reviews en promotioneel beeldmateriaal op basis van toestemming: tot intrekking van toestemming of tot het materiaal niet meer nodig is voor het afgesproken publicatiedoel.

Een concrete wettelijke verplichting of een lopend geschil kan langere bewaring van de daarvoor noodzakelijke gegevens rechtvaardigen. Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens. Beperkte herstelkopieën blijven afgeschermd van dagelijks gebruik en worden bij de reguliere vervanging van back-ups uitgefaseerd.

Verplichte velden in formulieren worden als zodanig aangeduid. Zonder noodzakelijke contact- of aanvraaggegevens kunnen we uw vraag mogelijk niet behandelen. Zonder noodzakelijke reservatie- en facturatiegegevens kunnen we de overeenkomst mogelijk niet uitvoeren. Voor hotelgasten moeten we de wettelijk voorgeschreven registratie kunnen verrichten.

Nieuwsbriefinschrijving, het bezorgen van gezondheidsgegevens en toestemming voor niet-noodzakelijke statistische of advertentietechnieken zijn vrijwillig. We lichten bij gezondheidsgerelateerde wensen toe welke aanpassing mogelijk is zonder de betrokken informatie.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. We beperken toegang tot wie die nodig heeft en maken afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging met de betrokken medewerkers en dienstverleners.

Binnen de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving kunt u:

• inzage en een kopie van uw persoonsgegevens vragen;
• onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen;
• verwijdering of beperking van verwerking vragen;
• wegens uw bijzondere situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing, ook tegen daarmee samenhangende profilering; die verwerking wordt dan gestopt;
• gegevens die u zelf hebt verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorgeven, wanneer de verwerking geautomatiseerd gebeurt op basis van toestemming of een overeenkomst;
• uw toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur uw verzoek naar info@domeinmartinus.be of ons postadres en vermeld op welke verwerking het betrekking heeft. Alleen bij redelijke twijfel aan uw identiteit vragen we aanvullende informatie, beperkt tot wat nodig is om uw identiteit vast te stellen.

We antwoorden in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We informeren u dan binnen de eerste maand over de verlenging en de reden. Als we niet of niet volledig op uw verzoek kunnen ingaan, leggen we uit waarom.

Voor privacyvragen kunt u ons bereiken via info@domeinmartinus.be. U hebt daarnaast het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België. Meer informatie vindt u op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be en de pagina om een klacht in te dienen.

U kunt zich ook wenden tot de bevoegde toezichthouder in het land van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerkingen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De datum bovenaan geeft de versie aan. Als een wijziging nieuwe toestemming vereist, vragen we die voordat we de betrokken verwerking starten.